协会到了任期届满，就要启动换届。很多新手秘书处一听到换届就发愁，其实整个流程说复杂也不复杂，关键是把每一步的时间点和材料准备好。这篇文章就用大白话，把协会换届从筹备到交接的全流程讲清楚，照着做基本不会出大问题。

第一步：提前请示，成立换届筹备组

按照章程规定的任期，理事会应当在任期届满前几个月启动换届。一般提前三个月到半年比较稳妥。第一步是召开理事会会议，讨论换届事宜，通过后向业务主管单位或民政部门报批换届申请。同时成立换届筹备组，通常由现任会长牵头，秘书处负责具体干活。

筹备组要做的第一件事是核对会员名单。哪些会员正常缴费、有选举权和被选举权，哪些已经长期失联，都要在会前清理清楚，否则到时候选票都发不明白。

第二步：拿出换届方案，确定候选人

换届方案里要写清楚这几件事：会员大会召开的时间地点、会议议程、拟选举的理事名额、会长副会长秘书长的产生办法、选举方式是举手表决还是无记名投票。

候选人怎么来？一般是采取理事会推荐、会员联名推荐或者上届理事会提名的方式，形成候选人建议名单，然后提前向全体会员公示。公示期一般不少于七天，让会员有时间提意见。这里要注意，候选人的资格必须符合章程规定，比如会龄、缴费情况、是否有违法违规记录等，章程里写了什么就按什么来，不能临时加条件。

第三步：换届审计，把家底亮出来

换届前必须做财务审计。这不是走过场，而是新班子敢不敢接手的关键。审计一般由理事会委托会计师事务所进行，审计范围是本届任期的财务收支情况。审计报告要在会员大会上向全体会员公开。如果协会规模小、经费少，也可以按当地民政部门的要求简化处理，但该走的程序一样不能少。

第四步：召开会员大会，正式选举

这是换届的核心环节。会员大会由筹备组主持，主要议程包括：审议上届理事会工作报告、财务报告、监事会工作报告，审议修改章程的说明，然后进行投票选举。

选举一般分两轮：第一轮先选出理事，组成新一届理事会；第二轮召开新一届理事会第一次会议，从中选举会长、副会长和秘书长，并通过聘请名誉职务、任命副秘书长等事项。

两个细节要提前安排好：一是监票人和计票人，不能由候选人担任；二是到会人数，按章程要求达到规定比例，选举结果才有效。选举过程要全程记录，选票要保存备查，会后形成会议决议和选举结果报告，由到会会员签字确认。

第五步：报批备案，办理变更登记

大会开完不等于换届结束。选举结果产生后，要在规定时间内（一般是会后三十日内）向业务主管单位报送换届情况报告，再到民政部门办理变更登记，主要是更换法定代表人。需要提交的材料通常包括：换届请示、会员大会决议、新一届理事会名单、负责人登记表、审计报告、章程及章程核准表等。各地要求略有差异，建议提前打电话问清楚，免得来回补材料。

第六步：新旧班子交接，别让工作断档

这一步最容易被忽略，但恰恰最容易出矛盾。交接的内容包括：公章、财务章、法人章，银行账户和网银权限，财务账册和凭证，会员档案和各类证书，正在进行中的项目资料，固定资产清单。交接双方要列一个清单，逐项核对签字，最好有监事或第三方在场见证。账上余额对不上、章找不到，都是换届后闹矛盾的常见原因，提前把交接做扎实就没这些麻烦。

换届中容易踩的几个坑

一是超期不换届。任期到了拖着不换，民政部门有权要求限期整改，严重的会影响年检。二是程序不完整，比如没公示候选人、没做审计就选举，事后被会员举报，选举结果可能被认定无效。三是章程和实际两张皮，章程规定举手表决，实际搞无记名投票，或者反过来，都容易留下隐患。四是新班子接手后不办变更登记，法定代表人还是老一届的人，后续开票、签合同都会遇到麻烦。

总的来说，协会换届就是四句话：提前请示别拖，程序一步不少，材料一次备齐，交接白纸黑字。把这几点做到位，换届就能平稳落地，协会工作也能顺利接续下去。