很多人听说过协会秘书处，但不清楚它到底是做什么的。简单来说，秘书处就是一个协会的日常办事机构，相当于协会的“大管家”。会长和理事会负责定方向、做决策，而秘书处就是把这些决策落地执行的那拨人。一个协会运转得好不好，很多时候就看秘书处的工作做得实不实。

协会秘书处的主要职责有哪些

秘书处的工作范围比较广，概括起来主要有这么几块。第一是会员服务，包括发展新会员、办理入会手续、收缴会费、维护会员档案，平时还要负责跟会员保持联系，了解大家的需求和意见。第二是会议组织，协会的年会、理事会、专题座谈会，从发通知、订场地、准备材料到会议记录，都是秘书处在张罗。第三是文件管理，协会的章程、规章制度、往来公文、档案资料，都要有人专门整理归档，这个活儿也归秘书处。

除此之外，秘书处还承担对内对外的沟通协调工作。对内要配合会长和各分支机构推进工作，对外要跟政府部门、兄弟协会、媒体等打交道。有些行业协会的秘书处还要负责行业数据统计、政策研究、组织培训考察等事务，工作量不小。

秘书处的组织架构是怎样的

一般来说，秘书处的负责人叫秘书长，是协会日常工作的总负责。秘书长下面根据协会规模大小，会设置不同的岗位。规模小的协会可能就两三个人，一人多岗，什么都要干；规模大的协会则可能设办公室、会员部、活动部、宣传部等部门，分工比较细。

值得注意的是，秘书长这个岗位在协会里分量很重。按照很多协会章程的规定，秘书长由理事会聘任，向理事会负责。一个称职的秘书长，既要懂管理、会协调，还要对行业本身有一定了解，不然很难把服务会员的工作做到点子上。

秘书处日常工作是怎么开展的

别以为秘书处的工作就是坐办公室处理文件，实际上事情很杂。日常工作中，接听会员来电、回复咨询邮件是常事；协会要搞活动，秘书处要提前策划方案、联系场地、邀请嘉宾、组织报名，活动结束后还要写总结、发报道。遇到会员之间有纠纷需要协会出面协调，或者行业里出现热点问题需要协会发声，秘书处都得第一时间响应。

财务管理也是秘书处绕不开的一块。协会的经费主要来自会费和社会捐赠，每一笔钱怎么花、花在哪儿，秘书处都要记账清楚，定期向理事会报告，接受会员监督。账目不透明是很多协会闹矛盾的根源，所以规范管理特别重要。

怎样才能把秘书处工作做好

结合很多协会的经验，把秘书处工作做好，关键在这么几点。首先是服务意识要强，协会不是行政机关，会员没有义务必须听你的，只有把服务做实了，会员才愿意留下来、跟着走。其次是制度建设要跟上，什么事项走什么流程、谁来负责、多久办结，都要有明确规矩，不能靠人情和临时起意。

再就是信息化手段要用起来。现在会员管理、会费收缴、活动报名都可以通过系统在线完成，既省人力，又不容易出错。信息沟通也要及时，协会有什么动态、行业有什么政策变化，第一时间推送给会员，让大家感觉到协会的存在感。

最后一点是人员的专业性和稳定性。秘书处待遇普遍不高，人员流动大，工作连续性容易受影响。协会在条件允许的情况下，要尽量给专职人员合理的报酬和成长空间，留住熟悉业务的人，秘书处的工作才能越做越顺。

写在最后

协会秘书处看着不起眼，实际上是协会能不能健康运转的关键。它既是执行者，也是服务者，还是协会与会员之间的桥梁。把秘书处建设好、运转好，协会才有凝聚力，会员才有获得感。无论是准备成立新协会，还是想改进现有协会的工作，都值得在秘书处建设上多花点心思。