协会是社会团体，靠大家商量事情来运转，而商量事情最常用的方式就是开会。会议开得好不好，直接关系到协会的决策效率和工作质量。不少协会平时活动不少，但因为会议没有章法，经常出现通知不及时、该到的人不到、议而不决、决而不行等问题。所以，一套清楚的会议制度非常必要。下面把协会会议制度的核心内容讲清楚，供大家在制定或完善制度时参考。

协会常见的会议类型

协会的会议一般分几类。第一类是会员大会或会员代表大会，这是协会最高权力机构，负责审议章程、选举理事会、决定协会重大事项，比如会费标准调整、年度工作计划审议等，通常每年召开一次。第二类是理事会会议，由全体理事参加，主要任务是落实会员大会的决议，讨论协会日常重要事务，一般半年或每季度开一次。第三类是常务理事会会议，规模较大的协会设常务理事会，负责处理理事会闭会期间的日常事务，召开频率更高，一般每一两个月一次。第四类是会长办公会，由会长、副会长、秘书长参加，研究具体工作安排，属于小型工作会议。此外，遇到紧急或重大事项，还可以按章程规定召开临时会议。

会议怎么召集，通知要到位

开会不能说开就开，要按程序来。会员大会一般由理事会负责召集，由会长主持。理事会会议由会长决定召开，或由三分之一以上理事联名提议召开。常务理事会由会长或会长委托的副会长召集，会长办公会由会长或秘书长召集。

通知环节特别重要。制度里要写清楚提前几天通知：会员大会一般提前十五到三十天通知，理事会会议提前七到十天，常务理事会和办公会提前三到五天即可。通知内容包括会议时间、地点、议题和需要准备的材料。现在很多人习惯在微信群里发个消息就算通知，但正式会议最好用书面通知或邮件，留好记录，避免日后说不清楚。

多少人到会才算数：关于到会人数要求

会议要有规矩，其中一条就是到会人数的要求。一般来说，会员大会须有三分之二以上的会员或会员代表出席才能召开，理事会须有三分之二以上理事出席。作出的决议，一般事项须经到会人员半数以上通过，重大事项比如修改章程、选举罢免负责人、协会解散等，须三分之二以上通过。如果达不到开会人数，会议要么延期，要么只听取情况、不作表决。这一条写进制度，能保证决策有代表性，也能防止少数人替大家做主。

议事规则：怎么讨论、怎么表决

开会要有主持人，控制好节奏。发言人围绕议题讲，不跑题、不重复，发言时间可以有约定，比如每次不超过十分钟。讨论充分之后进入表决环节，表决方式可以是举手、口头，重要事项用无记名投票。涉及本人或本单位利益的议题，相关人员应当回避。主持人要善于归纳不同意见，该表决时果断表决，避免议而不决、反复拉扯。

会议记录和会议纪要不能省

每次会议都要有专人做记录，记下时间、地点、出席和缺席人员、讨论了什么、决定了什么、谁负责落实、什么时间完成。会议纪要在会后三天内整理出来，发给相关人员，重要的存档备查。别小看这个环节，很多协会的矛盾就是因为会上口头说了没落字，过后谁也不认账。有记录、有纪要，事情才有依据。

请假和纪律要求要明确

制度里要写清楚：因故不能到会的，必须提前向会议召集人书面请假，无正当理由缺席要记录在案。理事一年内多次无故缺席理事会会议的，可以按章程规定免去其理事职务。会议出勤情况可以纳入年度履职考核，这样大家才会真正重视会议，而不是把开会当成走过场。

决议落实与督办形成闭环

会开完不等于事情办完。会议形成的决议，要明确责任人和完成时限，由秘书长负责跟踪督办，下次会议开始时先通报上次会议决议的落实情况。这样形成闭环，协会的工作才能一件件落地，会员也能看到协会是干实事的。

总的来说，协会会议制度不在于写得多么复杂，关键是把会议类型、通知程序、到会人数、表决规则、记录归档这几件事写清楚，并且严格执行。制度立起来，会开明白了，协会才有凝聚力和公信力，各项工作也才能顺畅推进。